Движение документов с момента их
получения или создания до завершения
исполнения решений по ним, отправки или
сдачи в дело образуют документооборот
организации. Порядок движения документов в
организации закрепляется в схемах
прохождения документов, которые
разрабатываются службой документационного
обеспечения и утверждаются руководством
организации. При функционировании системы
автоматизированной обработки информации в
схемы должны быть включены вычислительные
центры и все пункты обработки документов с
помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в
условиях применения средств
вычислительной техники должна
обеспечивать совместимость ручной и
автоматизированной обработки документов.
Документы, поступающие в
организацию, в том числе созданные с
помощью средств вычислительной техники,
проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям. На полученном документе
проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом "лично" или
адресованные общественным организациям в
экспедиции не вскрываются, а передаются по
назначению.
Предварительное рассмотрение
документов проводится с целью
распределения поступивших документов на
требующие обязательного рассмотрения
руководством и направляемые
непосредственно в структурные
подразделения и ответственным
исполнителям. Предварительное
рассмотрение осуществляется, исходя из
оценки содержания документов, на основании
установленного в организации
распределения обязанностей. Без
предварительного рассмотрения передаются
по назначению документы, адресованные
непосредственно в структурные
подразделения или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы
граждан передаются в подразделения по
рассмотрению писем граждан. Документы,
адресованные руководству организации или
не имеющие указания конкретного
должностного лица либо структурного
подразделения, предварительно рассматриваются
в службе документационного обеспечения.На
рассмотрение руководства передаются
документы, полученные из правительственных
и вышестоящих органов, содержащие
информацию по принципиальным вопросам
деятельности организации и требующие
решения руководства. Остальные документы
после предварительного рассмотрения
службой документационного обеспечения
направляются исполнителям.
Обработка и передача документов
исполнителям должны осуществляться в день
поступления документов в службу
документационного обеспечения или в первый
рабочий день при их поступлении в нерабочее
время.
Документы, решения по которым
исполняются несколькими структурными
подразделениями, передаются им поочередно
или одновременно в копиях. Подлинник
передается ответственному исполнителю,
названному в резолюции первым.
Необходимость размножения документов и
количество копий определяются лицом,
организующим исполнение. При необходимости
безотлагательного решения по поступившему
документу допускается ознакомление
исполнителя с его содержанием до
рассмотрения документа руководством
организации.
Документы, отправляемые
организацией, в том числе созданные с
помощью средств вычислительной техники,
сортируются, упаковываются, оформляются
как почтовое отправление и сдаются в
отделение связи. Обработка и отправка
документов осуществляются централизованно
экспедицией или сотрудниками службы
документационного обеспечения в
соответствии с Почтовыми правилами.
Передача документов между
структурными подразделениями производится
через инспекторов (секретарей) структурных
подразделений или лиц, ответственных за
документационное обеспечение. Документы
передаются с соответствующей отметкой в
регистрационной форме.Передача документов
на ВЦ для обработки, а также получение
документов (машинограмм) с ВЦ
осуществляются через секретаря
структурного подразделения или лицо,
ответственное за документационное
обеспечение.
Учет количества документов. Учет
должен производиться в комплексе с другими
мероприятиями по совершенствованию работы
с документами.Осуществляется как полный,
так и выборочный учет документов
организации (по структурным подразделениям
или группам документов). Отдельно
учитываются предложения, заявления и
жалобы граждан. При подсчете количества
документов за единицу учета принимается
каждый экземпляр, в том числе размноженный
и машинописный.
В службах оперативного
размножения и машинописных бюро проводится
учет создаваемых копий документов.Подсчет
количества машиночитаемых документов
осуществляется по учетным карточкам и
журналам учета работы вычислительного
центра. Результаты учета документов
обобщаются службой документационного
обеспечения и представляются руководству
организации для выработки мер по
совершенствованию работы с документами.
В организациях создаются ИПС
ручного типа, механизированные,
автоматизированные. ИПС включает
регистрацию и индексирование документов,
создание на их основе информационно-поисковых
массивов (картотек, массивов на машинных
носителях) и оперативное хранение
документов.
Для достижения информационной
совместимости поисковых массивов
организаций отрасли необходима
централизованная разработка
классификаторов: типовой номенклатуры дел,
классификатора корреспондентов,
классификатора структурных подразделений (при
наличии типовых структур), классификатора
названий видов документов, классификатора
аспектов деятельности организации,
классификатора вопросов, содержащихся в
предложения, заявлениях и жалобах граждан,
и др.
Правила регистрации и
индексирования документов. Регистрация
документов - это фиксация факта создания
или поступления документа путем
проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о
документе в регистрационных формах. Индекс
документа состоит из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива
документов, который, исходя из задач поиска
дополняется индексами по номенклатуре дел,
классификатором корреспондентов,
исполнителей и др. В индексе документа
соблюдается следующая (или обратная)
последовательность его составных частей:
порядковый регистрационный номер, индекс
по номенклатуре дел, индекс по
используемому классификатору. Составные
части индекса отделяются друг от друга
косой чертой.
Регистрации подлежат все
документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях (распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и др.), как
создаваемые и используемые внутри
организации, так и направляемые в другие
организации и поступающие из вышестоящих,
подведомственных и других организаций и
ччстных лиц. Регистрации подлежат как
традиционные машинописные (рукописные)
документы, так и создаваемые средствами
вычислительной техники (машиночитаемые,
машинограммы).
Документы регистрируются в
организации один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день
подписания или утверждения. При передаче
зарегистрированного документа из одного
подразделения в другое он повторно не
регистрируется.Регистрация документов
производится в пределах групп в
зависимости от названия вида документа, его
автора и содержания. Например, отдельно
регистрируются приказы руководителя по
основной деятельности, приказы
руководителя по кадрам, приказы
руководителя вышестоящей организации по
основной деятельности, решения коллегии
вышестояяей организации, акты ревизии
финансово-хозяйственной деяяельности,
бухгалтерские сводки, отчеты предприятия,
акты внедрения результатов научных
разработок, планы работы подведомственных
организаций, заявки на материально-техническое
снабжение и т.д. Порядковые регистрационные
номера присваиваются документам в пределах
каждой регистрируемой группы.
Регистрация поступающих и
создаваемых документов проводится в
основном децентрализованно: в местах
создания и исполнения документов. Например,
плановая документация регистрируется в
плановом отделе, документы по снабжению -в
отделе снабжения, протоколы и решения
коллегии - в секретариате, распорядительные
документы по основной деяяельности,
подписанные руководителем организации,
документы, поступающие из вышестоящих
организаций или направляемые им, - в службе
документационного обеспеччния и т.д. Место
регистрации документа закрепляется в
инструкции по документационному
обеспечению управления и в табеле
документов организации.
Документы регистрируются на
карточках. Чтобы достичь информационной
совместимости регистрационных данных и
создать условия для перехода к
автоматизированной регистрации, определен
обязательный состав реквизитов
регистрации: автор (корреспондент),
название вида документа, дата документа,
индекс документа (дата и индекс поступления
документа), заголовок документа или его
краткое содержание, резолюция (исполнитель,
содержание поручения, автор, дата), срок
исполнения, отметка об исполнении (краткая
запись решения вопроса по существу, дата
фактического исполнения и индекс документа-ответа,
номер дела. Состав обязательных реквизитов
в случае необходимости может быыь дополнен
следующими: исполнители, подпись
исполнителя, удостоверяющая получение
документа, ход исполнения, отметка о
приложениях и др. Порядок расположения
реквизитов на регистрационных формах и
использования оборотной стороны
регистрационно-контрольных карточек
определяется самой организацией.
Количество экземпляров
регистрационно-контрольных карточек
определяется ччслом справочных и
контрольных карточек в структурных
подразделениях, где документ будет
исполняяься и контролироваться.
Регистрация документов-ответов
осуществляется на регистрационных формах
инициативных документов. Документу-ответу
присваивается самостоятельный порядковый
регистрационный номер в пределах
соответствующего регистрируемого массива.
Предложения, заявления и жалобы граждан
регистрируются на регистрационно-контрольных
карточках установленной формы. Для
регистрации документов могут
использоваться копировально-множительные
аппараты и вычислительная техника. В
автоматизированной ИПС регистрация
документов осуществляется с
использованием машиноориентированной
регистрационно-контрольной карточки,
построенной на базе обязательных
реквизитов регистрации или путем прямого
ввода их с документа.
Справочные картотеки
формируются из регистрационно-контрольных
карточек в зависимости от задач конкретных
ИПС в соответствии с используемыми
классификаторами. Составляются следующие
картотеки: справочные; контрольно-справочные;
по географии поступающих документов; по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (приказы, решения) и др.
Информационно-поисковые массивы
автоматизированных ИПС формируются на
основе информации о документах,
зафиксированной на машинных носителях.
|