Контролю подлежат документы,
требующие исполнения. Контроль исполнения
включает постановку документа на контроль,
проверку своевременного доведения
документа до исполнителя, предварительную
проверку и регулирование хода исполнения,
учет и обобщение результатов контроля
исполнения. Контроль осуществляют
руководители, служба документационного
обеспечения и ответственные исполнители.
Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению
руководства организации специальной
службой, входящей в состав управления
делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или
специально назначенным лицом. Контроль
исполнения документов других систем
документации (плановой, по материально-техническому
снабжению и т.д.) ведется по поручению
руководителей в соответствующих
структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов
исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для
документов, поступивших из других
организаций, - с даты их поступления. Сроки
исполнения документов, установлены в
Типовой инструкции по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской
Федерации, утвержденной по распоряжению
Правительства РФ от 24.06.92 N 1118-р
председателем Комитета по делам архивов.
Индивидуальные сроки устанавливаются
руководителями. Конечная дата исполнения
указывается в тексте документа или в
резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения
производится только по указанию
руководителя в следующем порядке: типовые
сроки - принятием нового акта,
индивидуальные - распоряжением
руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и
снимается с контроля после выполнения
заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или
другого документированного подтверждения
исполнения. Результаты исполнения
отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной
карточке и на экземпляре ответа, остающемся
в организации. При контроле
исполненияяиспользуются экземпляры РКК,
заполняемые при регистрации документов.
Службой контроляя
осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых
документов; направление карточки
контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении
фамилии, имени, отчества и телефона
конкретного исполнителя; напоминание
подразделению-исполнителю о сроке
исполнения; получение информации о ходе и
результатах исполнения; запись хода и
результатов исполнения в карточке
контролируемого документа; регулярное
информирование руководителей о состоянии и
результатах исполнения; сообщение о ходе и
результатах исполнения документов на
оперативных совещаниях, заседаниях
коллегиальных органов; снятие документов с
контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных
документов.
Карточки контролируемых
документов (контрольная картотека)
систематизируются по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам
документов (приказы министра, решения
коллегии и др.).
Проверка хода исполнения
осуществляется на всех этапах до истечения
срока в следующем порядке: заданий
последующих лет - не реже одного раза в год,
заданий последующих месяцев текущего года -
не реже одного раза в месяц, заданий,
поручений текущего месяца - каждые десять
дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на
исполнение в подведомственную организацию
с последующим информированием о
результатах рассмотрения, вместе с
документом отправляется два экземпляра
регистрационно-контрольной карточки. После
исполнения один экземпляр карточки
возвращается с указанием даты исполнения и
содержания соответствующих мероприятий. В
структурных подразделениях контроль
исполнения документов ведется на общих
основаниях.
Служба документационного
обеспечения или лицо, ответственное за
документацию, учитывают и обобщают данные о
ходе и результатах исполнения документов в
сроки, установленные руководителем, но не
реже одного раза в месяц.
Формирование дел - группировка
исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Дела
формируются в организациях
централизованно или децентрализованно.
Формированием дел в структурных
подразделениях занимаются лица,
ответственные за документацию. Контроль за
правильным формированием дел в организации
и ее структурных подразделениях
осуществляется службой документационного
обеспечения или лицом, ответственным за
документацию.
При формировании дел необходимо
соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные,
правильно оформленные документы в
соответствии с заголовками дел по
номенклатуре; помещать вместе все
документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса; помещать приложения вместе с
основными документами; группировать в дело
документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного
и временного сроков хранения; помещать в
дела машинограммы на общих основаниях. В
дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики; дело не должно превышать 250
листов.
|